A gestão financeira da igreja é desenvolvida geralmente pelo pastor e outros líderes (Diretoria ou Conselho), mas destaca-se nesta gestão a atividade do tesoureiro,pois lida diretamente com os recursos.
A tesouraria é um braço da gestão financeira da igreja, que gerencia as entradas e saídas de recursos com a finalidade de manter em ordem. É muito importante que o membro que assuma essa responsabilidade tenha ciência de sua função, pois envolve não só o controle dos recursos como os pagamentos e recebimentos, mas vai muito além, como, por exemplo, registrar esses fatos.
O maior desafio para o tesoureiro é a definição de um processo de trabalho, após entender um fluxo de trabalho fica muito mais fácil desempenhar suas tarefas.
DEFINA UM PROCESSO OU ENTENDA O PROCESSO ADOTADO PELA SUA IGREJA
Como mencionado na introdução, o processo que o tesoureiro utiliza para desempenhar sua função é muito importante, o processo o auxiliará a organizar suas tarefas sequencialmente para não pular etapas e arriscar ter problemas com a transparência de sua gestão.
Em simples palavras, o processo é um passo a passo do que deve ser feito para conclusão de uma atividade, serviço ou produto. Entender o processo gera eficiência e diminui retrabalhos. Podemos citar diversos exemplos, mas me aterei a um que gera retrabalho:
“Um membro realiza uma compra com a autorização do pastor, mas não tinha conhecimento que deveria apresentar o documento fiscal ao tesoureiro. O tesoureiro solicita o documento fiscal, o membro tem que procurar o fornecedor novamente para solicitar. Se o tesoureiro não se atentou e registrou a despesa sem o documento fiscal, pode ter as conta reprovadas pelo Conselho Fiscal que solicitará o documento. Então um erro no processo pode gerar transtornos para as outras etapas, inclusive para a contabilidade.”
Por isso é muito importante que cada envolvido no processo financeiro da igreja entenda sua função e também como ocorre no todo. Abaixo demonstramos um processo de compras como exemplo, que a igreja pode adequar a sua realidade:
No processo acima, é realizado a autorização da despesa por uma ou mais pessoas, conforme definido no estatuto. Geralmente o presidente tem essa atribuição de autorizar despesas, em alguns casos é necessário mais de uma pessoa da diretoria para autorizar, sendo necessário observar quem tem essa atribuição conforme o estatuto.
Com a despesa autorizada, o membro com a devida autorização pode realizar a compra e deve solicitar o documento fiscal ao fornecedor para comprovar a despesa. Com o documento fiscal, o membro solicita ao tesoureiro o pagamento.
Os Pontos 01 e 02 do Processo pode ser realizado de três formas:
Membro Autorizado Realiza a Compra com o Próprio Recurso > Comprova a Despesa ao Tesoureiro > Tesoureiro Realiza o Reembolso.
Tesoureiro Adianta os Recursos ao Membro Autorizado > Membro Autorizado Realiza a Compra e Comprova a Despesa ao Tesoureiro > Tesoureiro Baixa o Adiantamento.
Membro Autorizado Realiza a Compra em Fornecedor Parceiro > Comprova a Despesa ao Tesoureiro > Tesoureiro Efetua o Pagamento ao Fornecedor.
Existem os casos em que próprio tesoureiro realiza as compras, neste cenário, ele mesmo realiza os Pontos 01 e 02 do Processo.
Posteriormente o tesoureiro deve realizar o registro desta despesa no Livro Caixa e guardar os documentos fiscais. O Livro Caixa e os documentos fiscais devem ser encaminhados para a contabilidade que realiza as Demonstrações Contábeis.
Caso ainda não tem uma Assessoria Contábil conte conosco do Master Terceiro Setor, queremos ajudar as igrejas a se organizarem contabilmente.
O tesoureiro deve disponibilizar ao Conselho Fiscal os documentos fiscais, livro caixa e demais relatórios contábeis para a fiscalização das contas e a realização do parecer. O Conselho Fiscal realiza o parecer e apresenta na assembleia-geral para a aprovação da igreja. A aprovação em assembleia é registrada em ata e levada ao cartório para registro.
Ressalto que o procedimento indicado acima, é apenas um exemplo do processo de compras que se aplica a maioria das igrejas, mas o processo deve ser realizado respeitando o Estatuto, Regimento Interno e demais normas internas da sua igreja.
Ter essa visualização do macroprocesso é muito importante, pois nos antecipamos e evitamos problemas que podem ser gerados nas próximas etapas. Entendemos também a responsabilidade de cada um dentro da sua função para não gerar sobrecarga de trabalho.
Por fim, definir o processo é ter maior eficiência, o exemplo citado foi um processo de compra, mas pode ser realizado para outras áreas da igreja, tanto administrativas quanto ministeriais.
Autor: Filipe Silva Gumes